Wie Unternehmen von dynamischen PDF-Formularen profitieren können
Laut einer Erhebung des deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) unter 4.200 Unternehmen, sehen die Meisten ihre eigenen Fortschritte in Sachen Digitalisierung kritisch. In vielen Fällen ist auch der Umgang mit digitalen Dokumenten in vielen Unternehmen verbesserungswürdig.
PDF-Dokumente gibt es bereits seit den 1990er Jahren, im
Laufe der Zeit sind stetig mehr (teils interaktive) Funktionen hinzugekommen.
Viele sind mittlerweile sehr verbreitet und nehmen im unternehmerischen Kontext
einen immer größeren Stellenwert ein. Vor allem die zahlreichen
Funktionalitäten von dynamischen PDF-Formularen bieten viele Vorteile im
Gegensatz zu klassischen PDF-Dateien und können die Effizienz von vielen Unternehmensprozessen
maßgeblich verbessern. Doch was genau sind dynamische PDF-Formulare und wie
können Unternehmen davon profitieren?
Was sind dynamische PDF-Formulare?
Dynamische PDF-Formulare werden auch als interaktive PDF-Formulare bezeichnet und bestehen zumeist aus Formularfeldern und Steuerelementen. Den Steuerelementen lassen sich spezifische Ereignisse und Aktionen zuordnen, beispielsweise die Aktion „Formular absenden“ für das Ereignis „Klicken auf Senden und Maustaste loslassen“. Vereinfachend kann man sagen, dass die Eingabefelder bei statischen PDF-Formularen offen einsehbar sind, bei dynamischen PDF-Formularen hingegen wird das jeweilige Dokument abhängig von der getätigten Eingabe um zusätzliche Elemente bzw. Seiten erweitert.
Insgesamt lassen sich PDF-Formulare in nahezu allen Unternehmensbereichen einsetzen, von der Personalverwaltung, Buchhaltung und Controlling, Vertrieb und Einkauf, über die Kundenkommunikation und das Marketing, bis hin zum internen Berichtswesen. Die Anwendungsgebiete reichen von der automatisierten Rechnungserstellung, der Erstellung von Berichten aus anderen Anwendungen, dem Erstellen von Serienbriefen bis zur Massenerzeugung von Quittungen oder Rechnungen.
Mehr Sicherheit mit dynamischen PDF-Formularen
Bei einer Umfrage der International Data Corporation (IDC) unter mehr als 1.500 IT-Verantwortlichen, gaben 75 % der Teilnehmer an, dass sie in den vergangenen fünf Jahren ernsthafte Geschäftsrisiken durch mangelhafte Dokumentationsprozesse eingegangen sind. Mit dynamischen PDF-Formularen lässt sich dieses Risiko erheblich reduzieren, denn ein großer Vorteil dynamischer PDF-Formulare ist, dass so jederzeit die volle Kontrolle über die Bearbeitung, Kennzeichnung und Abstimmung einzelner Dokumente bewahrt werden kann. Darüber hinaus entstehen auch Vorteile in Bezug auf die Sicherheit, denn mit dynamischen PDF-Formularen können Nutzereingaben direkt validiert werden.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Verwendung dynamischer PDF-Formulare?
Unternehmen können in unterschiedlichen Bereichen vom Einsatz dynamischer PDF-Formulare profitieren. Vor allem bei Prozessen, bei denen auf Grundlage von individuellen Eingaben automatische Berechnungen erfolgen, bietet sich der Einsatz von dynamischen PDF-Formularen an. Typische Anwendungsfälle finden sich etwa im Bereich Angebots- und Kostenkalkulation, Renditeberechnungen, Kostenrückerstattungen etc. Auch ist es möglich, dem Formular interaktive Hilfestellungen, beispielsweise einen Tarifrechner, hinzuzufügen, um Kunden so bei bestimmten Vorgängen zu unterstützen.
Eine im Auftrag von Adobe durchgeführten Studie unter 75 Unternehmensvertretern hat ergeben, dass Routineaufgaben durch die Nutzung von PDF-Formularen um bis zu 60 Prozent schneller erledigt werden können. Insgesamt können Unternehmen, die dynamische PDF-Formulare verwenden, von folgenden Vorteilen profitieren:
– Verbesserung des Kundenservice durch interaktive Hilfestellung
– Zeiteinsparung und Verkürzung von Arbeitsschritten
– Automatisierte Prozesse
– einfache Individualisierung von Dokumenten
Weiterführende Informationen zum Thema dynamische PDF-Formulare finden sich auch unter folgendem Link.