Kommunikation heute - Wie ein Virus unsere Besprechungen und Kundengespräche verändert

Wo früher Kaffeebecher den Konferenztisch füllten und Mitarbeiter sich fröhlich von ihrem Wochenende erzählten, sitzen nun alle etwas unbequem vor ihrem Laptop und fragen sich, ob die Kollegen den alten Wohnzimmer-Teppich im Hintergrund sehen können. Doch nicht nur unsere Teammeetings am Montagmorgen haben sich verändert. Auch die Kundenkommunikation, die Auftragslage, die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern und der Kenntnisstand zur Datensicherheit und zu neuen Computerprogrammen verändert sich derzeit ständig. Was Sie über die neue Form der Kommunikation innerhalb und außerhalb des Betriebs alles wissen müssen, das erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Werbeartikel und Kundenakquise: Wie Sie trotz neuer Kommunikationswege derzeit Kunden für sich gewinnen können

Die aktuelle wirtschaftliche Lage ist nicht die stabilste, sie ist jedoch auch nicht aussichtslos. Mit der richtigen Idee können nämlich zur Zeit nicht nur alte Kunden beruhigt, sondern auch neue dazu gewonnen werden. Wichtig ist hierbei natürlich vor allem, dass etwas angeboten wird, was gerade mehr denn je gebraucht wird und dass dies mit einer gewissen Umsicht geschieht. Und diese Umsicht fängt bereits in der Kommunikation an. Rufen Sie Ihre Kunden an, statt sie im Büro zu begrüßen, vielleicht sogar dann, wenn gar kein Projekt anliegt. Fragen Sie nach, wie es Ihren Kunden wirtschaftlich geht, zeigen Sie Interesse und bieten Sie gegebenenfalls Unterstützung und an die Situation angepasste Dienste an. Auch kleine Aufmerksamkeiten in Form von Werbegeschenken machen sich derzeit besonders gut. Verschicken Sie einfach kleine Werbeartikel mit einer freundlichen Botschaft an Ihre Kunden und machen Sie so subtil und positiv darauf aufmerksam, dass Sie noch da sind. Personalisierte Werbemittel bekommen Sie auch ohne ins Geschäft zu gehen online bei Maxilia.de. Natürlich sollte bei der Kommunikation derzeit neben dem Telefon vor allem auf digitale Wege gesetzt werden. Anbieter wie Zoom, Skype und Microsoft Teams machen Videotelefonie einfach und zuverlässig und geben Unternehmen so die Chance, ihren Kunden trotz Mindestabstand ganz nah zu sein. Hier können Muster gezeigt, Farbkonzepte diskutiert und Details besprochen werden wie sonst beim Meeting.

Übrigens ist nun die beste Zeit für Online Marketing! Bitten Sie auch Ihre Kunden, Sie auf deren Kanälen zu unterstützen, indem sie Sie erwähnen und mit dem Hashtag #stayhome in Verbindung bringen.

Intern: neue Besprechungsformen und Programme im Betrieb

COVID-19 hat die Arbeitswelt jedoch nicht nur in Bezug auf Kunden und Projekte verändert. Kurzarbeit, Homeoffice und die generelle wirtschaftliche Lage kamen plötzlich und sind auch intern für die meisten vor allem eins: ungewohnt. Doch was muss, das muss - so heißt es und so haben die meisten Betriebe es in unglaublich kurzer Zeit geschafft, irgendwie mit der neuen Situation umzugehen. Nun heißt es für Mitarbeiter und Kunden mitzuziehen. Denn wer die Wirtschaft nicht zusammenbrechen sehen möchte, der muss sich derzeit wohl oder übel arrangieren und Neues lernen. Und davon gibt es einiges. Ob neue Programme für Videokonferenzen, zum Chatten, für die Dateiübertragung vom Arbeitsserver auf den PC zuhause oder um Projekte auch online managen zu können - Programme und Lösungen sprießen auf einmal überall aus dem Boden. Dies führt allerdings gleich zur nächsten Hürde: nicht jeder ist zuhause darauf eingerichtet, hier ebenso produktiv zu sein, wie sonst im Büro. Videokonferenz am alten Laptop, wo das Mikrofon komisch rauscht? Schlechte Internetverbindung? All dies sind Dinge, die derzeit intern schnellstmöglich angesprochen und behoben werden sollten.

Datensicherheit und Transparenz sind heute wichtiger denn je

Überhaupt ist Kommunikation gerade wichtiger, denn je. Denn nur wer nachfragt, kann sich vielleicht den größeren Monito oder den rückenfreundlicheren Bürostuhl vom derzeit sowieso geschlossenen Büro ausleihen. Andersherum gilt dies jedoch genauso. Von Arbeitgebern wird derzeit viel erwartet: die Unsicherheit tragen und nicht an die Mitarbeiter weitergeben. Lösungen finden. Das Geschäft am Laufen halten. Neue Programme und Mittel besorgen auf denen kommuniziert werden kann. Und nicht zuletzt: Daten- und Informationssicherheit lernen. Denn diese ist gerade wichtiger als jemals zuvor. Zu recht fragen sich nämlich hier und da Mitarbeiter, ob es denn so günstig ist, wenn Ihnen der Kunde in der Videobesprechung über die Schulter ins eigene Schlafzimmer schauen kann - und umgekehrt natürlich genauso. Nach Möglichkeit sollte dies gar nicht erst der Fall sein, telefonieren lässt es sich im Homeoffice oder Büro eben doch besser als im Schlafzimmer, doch auch andere sensible Daten werden derzeit häufiger online übermittelt als vorher und verlangen nach erhöhter Sicherheit. Ob Kundenadresse oder heikle Informationen über den Fortschritt eines Projektes - wer sich hier nicht spätestens jetzt weitgehend informiert und absichert, der könnte nach der Pandemie in Schwierigkeiten geraten. Daher lieber schon heute informieren, transparent nach innen und außen sein und gar nicht erst etwas passieren lassen.

Transparent, kreativ und hilfsbereit - und all das online

Mit diesen drei EIgenschaften wird die digitale Kommunikation für Sie kein Problem. Besonders der letzte Punkt ist hierbei entscheidend. Denn welches Programm wir auch nutzen, wie abgesichert unsere Daten auch sind und wie gut unsere Ideen auch sind - derzeit ist eben alles neu. Und da darf auch mal etwas schief gehen. Ob es das schreiende Kind im Hintergrund der Homeoffice-Mama ist oder die langsame Internetverbindung zu Hause, die aus dem Videocall eben schnell ein normales Telefonat macht: Zeigen Sie Verständnis und nehmen Sie es mit Humor. Das Schöne an der Situation ist ja gerade, dass wir alle im selben Boot sitzen. Daher haben sicher auch Kunden und Mitarbeiter das gleiche Verständnis für Sie, wenn bei Ihnen mal etwas nicht so läuft, wie es laufen soll.

In diesem Sinne: Viel Spaß beim entdecken der neuen, digitalen Kommunikationswege! Vielleicht können Sie ja etwas von dem neuen Wissen auch in der Zeit nach der Pandemie nutzen.