Schließlich sind die wenigsten Selbstständigen und Freiberufler Buchhaltungsexperten. Gerade beim Schreiben der ersten Rechnung werden zu Beginn der Selbstständigkeit oft Fehler gemacht, was ärgerlich und eigentlich vermeidbar ist. Damit diese kleinen Pannen erst gar nicht in der Buchhaltung passieren, wollen wir in diesem Artikel typische Fehler bei der Rechnungserstellung vorstellen.
Ein
fehlender oder falscher Steuersatz
Ein typischer Fehler ist der Steuersatz. Wenn man unter
die Kleinunternehmerregelung fällt und die Einkünfte aus
selbstständiger Tätigkeit 22.000 EUR im Jahr nicht übersteigen, kann man den
Steuersatz ganz weglassen. Als Kleinunternehmer zahlt man keine Mehrwertsteuer.
Man sollte aber darauf achten, Zusätze für Kleinunternehmer auf der Rechnung
anzugeben, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Es genügt ein einfacher
Satz wie der folgende: "Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1
UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wenn das Jahreseinkommen 22.000
Euro übersteigt, muss man die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Den für
einen geltenden Steuersatz sollte man vorab ermitteln. Die Umsatzsteuer beträgt
in Deutschland sieben bzw. 19 Prozent.
Man kann sich bei bei einem Berufsverband oder Steuerberater in der jeweiligen
Branche erkundigen, welche Steuersätze für das Produkt oder die
Dienstleistung gelten, damit man diese korrekt auf der Rechnung angeben kann
und man nichts falsch macht! Daher muss die Rechnung den Nettobetrag, alle
anwendbaren Steuern sowie den Satz und den Bruttobetrag enthalten.
Fehler bei
der Anschrift
Zu den gesetzlichen Angaben auf der Rechnung gehören zur Rechtswirksamkeit auch die Anschrift des Leistungserbringers und die Anschrift des Leistungsempfängers. Man sollte seine Kunden also unbedingt nach ihrer Anschrift bzw. Geschäftsadresse fragen und diese bei der Rechnungsstellung verwenden. Außerdem sollte man sicherstellen, dass sich auch die eigene Adresse auf der Rechnung befindet und richtig ist.
Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben? Viele Unternehmer machen den Fehler, die Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer auf der Rechnung zu vergessen. Diese muss jedoch nach deutschem Recht aufgeführt werden. Wenn man eine Rechnung an einen in Deutschland ansässigen Kunden sendet, kann man wählen, ob die Rechnung die eigene Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten soll. Eine dieser beiden Nummern muss immer auf der Dokumentation zu finden sein. Für die Rechnungen an Kunden im EU-Ausland benötigt man teilweise eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wenn man als umsatzsteuerpflichtiger Standardunternehmer einem anderen Standardunternehmer im EU-Ausland Rechnungen stellt, etwa bei B2B-Geschäften, ist eine Umsatzsteuer-ID erforderlich.
Daten sind falsch datiert oder fehlen
Ein weiterer Fehler, der bei der Rechnungserstellung passieren kann, ist das Weglassen oder falsche Angeben von Daten. Die Daten, die auf der Rechnung stehen müssen, sind das Ausstellungsdatum und Erfüllungsdatum. Fehlen diese Daten, gilt die Rechnung als rechtswidrig. Solange diese beiden Informationen fehlen oder falsch sind, können die Kunden die Zahlung der Rechnungen verweigern.
Sorgfältige Prüfung vor dem Senden
Die Rechnungen müssen lesbar sein und daher fortlaufende Rechnungsnummern aufweisen. Diese dürfen nicht dupliziert werden und müssen eindeutig und in fortlaufender Reihenfolge sein, um sicherzustellen, dass jede der Rechnungen eindeutig ist. Auf Rechnungen sind nur Seriennummern erlaubt.
Mit
einer Buchhaltungssoftware lassen sich Fehler auf Rechnungen
vermeiden
Die kleinen Fehler sind besonders ärgerlich. Vor allem, weil sie eigentlich vermeidbar sind und nicht passieren müssen. Flüchtigkeitsfehler können schnell passieren, können aber steuerliche Folgen haben, die man nicht unterschätzen sollten. Mit einem Rechnungsprogramm vermeidet man Fehler, die ohne automatisierte Software auftreten können. Die meisten Rechnungstools bieten rechtsgültige, vorgefertigte Rechnungsvorlagen mit allen Pflichtangaben. Ein solches Programm findet man zum Beispiel auf der Internetseite rechnung.de.