Die beliebtesten Formate für Dokumente – es kommt immer auf den Anwendungszweck an
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Excel
Die meisten von uns dürften Excel (.xlsx) kennen, denn Kenntnisse in der
Tabellenkalkulationssoftware von Microsoft werden von vielen Unternehmen
gefordert. Das liegt daran, dass Excel nach wie vor eine effiziente und
günstige Lösung für Tabellen darstellt. Es unterstützt unter anderem bei der
Analyse, Erstellung und Visualisierung von Tabellendaten. Eine der größten
Stärken von Excel sind die integrierten mathematischen Funktionen, darunter auch komplexe
für Logarithmen, Trigonometrie und Quadratwurzeln.
PowerPoint
Powerpoint (.pptx) ist eine der besten Optionen für Präsentationen.
Jeder kann mit wenigen Klicks Folien mit Bildern und Texten erstellen. Selbst
die Einbindung von Elementen wie Audiodateien, Effekten oder Videos ist
möglich. Damit gehört Powerpoint für viele Geschäftsleute, Schüler und
Studenten zur ersten Wahl, wenn sie ein bestimmtes Thema visuell ansprechend
präsentieren möchten – ganz egal ob über
Kultur, Sport, Wirtschaft oder etwas anderes.
Word
Was Excel für Tabellen ist, ist Word (.docx) für die Textbearbeitung. Zwar gibt es mit OpenOffice eine kostenlose Alternative (.odt), aber trotzdem ziehen viele die kostenpflichtige Software von Microsoft vor. Word ist sehr vielseitig und bietet neben der Erstellung von einfachen Texten auch Features für Diagramme, Grafiken oder Kommentare. Einer der wenigen Nachteile ist, dass die Formatierung bei der Nutzung von anderen Betriebssystemen wie Linux oder macOS abweichen kann. Ferner lässt sich eine unerwünschte Bearbeitung nur schwer vermeiden.
Im Gegensatz zu Word ist das „Portable Document Format“ (.pdf)
plattformunabhängig. Das wiederum bedeutet, dass es das Layout immer beibehält.
Außerdem können PDF-Dateien als „nicht bearbeitbar“ gespeichert werden, was
ihre Integrität garantiert. Aufgrund dieser beiden Gründe verlangen
beispielsweise Arbeitgeber oft, dass in Word erstellte Dokumente als PDF
abgespeichert werden. Glücklicherweise ist es einfach, Word
zu PDF umzuwandeln. Extra hierfür gibt es Webseiten, wo die jeweiligen
Dokumente einfach eingefügt werden können. Der Prozess braucht nur wenige
Sekunden.
Plain Text
Bei Plain Text (.txt) handelt es sich um
unformatierte Textdateien. Die meisten Menschen nutzen für Textdokumente aus
Gewohnheit Programme wie OpenOffice oder Word, aber Editoren für Plain Text
haben einige Vorteile. Sie punkten unter anderem durch einen einfachen Aufbau,
eine geringe Dateigröße und hohe Kompatibilität. Ein weiterer Vorteil ist die
einfache Bearbeitung durch Maschinen. In Zeiten, in denen KI eine immer größere
Rolle einnimmt, birgt Plain Text ein gewaltiges Potenzial.
GIF
Das Graphics Interchange Format (.gif) wird vor allem über Messenger-Dienste wie Whatsapp genutzt. Es handelt sich
um nichts anderes als Animationen mit einer begrenzten Farbpalette. Eine
Nutzung von GIF bietet sich damit vor allem für Dokumente an, die keine formale
Aufmachung benötigen und durch lustige Grafiken aufgelockert werden sollen. Sie
können durchaus professionell verwendet werden – zum Beispiel im Rahmen von
Marketingmaßnahmen.