Ostsachsen

Mit kleinen Tricks effizienter arbeiten

09.08.2017 von LN/ Foto: Flickr

Eingehende E-Mails und Anrufe beantworten, Buchhaltung und ein lautes Arbeitsumfeld – solche Aufgaben und Umstände kosten jede Menge Zeit, in der man auch wichtigere Dinge hätte erledigen können. Daher gilt: Gute Organisation ist die halbe Miete in puncto Arbeitseffizienz. Wer zudem folgende Tipps beherzigt, steigert die Effizienz im Arbeitsalltag deutlich.

Unterstützung in der Buchhaltung holen

Alle Jahre wieder klopft das Finanzamt an die Tür und verlangt die Steuererklärung. Das stürzt so manchen in eine kleine Krise, nimmt das Erstellen der Steuererklärung doch jede Menge Zeit und Nerven in Anspruch. Hilfreich sind unterstützende Buchhaltungsprogramm, die vor allem Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen entlasten. Was solche Buchhaltungs-Softwares leisten, ist in diesem Ratgeberartikel übersichtlich zusammengefasst.

Zeitfresser E-Mails

Die erste Amtshandlung am Morgen im Büro beinhaltet bei vielen den Blick in den E-Mail-Posteingang. Auf neue Mails zu antworten möchten die meisten so schnell wie möglich hinter sich bringen. Doch es wird empfohlen, seine Energie zunächst in wichtigere Aufgaben zu stecken. Studien haben ergeben, dass die meisten Menschen zwischen 10 und 12 Uhr vormittags am effektivsten arbeiten und in diesem Zeitfenster am besten in der Lage sind, wichtige Entscheidungen zu treffen. Wer seine Energie bereits am Morgen in das Beantworten von E-Mails investiert, fühlt sich zur eigentlich Hochzeit bereits ausgelaugt. 
Es ist hilfreich, eine Zeit festzulegen, in der man sich ausschließlich um E-Mails kümmert. Wer die einkommenden Nachrichten direkt beantwortet, wird ständig im Workflow gestört. Stattdessen sollte man sich lieber ein bis zwei Stunden täglich ausschließlich dem Mail-Posteingang widmen – Ausnahmen stellen natürlich Mails mit hoher Priorität dar. Mehr Tipps zum effektiven E-Mail Management kann man hier nachlesen.

Störquellen eliminieren

Die Kollegen unterhalten sich, das Telefon klingelt ununterbrochen: Solche Störfaktoren beeinflussen die Arbeitseffizienz vor allem in Großraumbüros. Viele sehen die Lösung im Home-Office, doch oftmals ist der Stress dort sogar noch größer. Eine Alternative besteht darin, sich mit Laptop in einen leeren Konferenzraum zurückzuziehen und so zumindest eine Zeitlang Störfaktoren aus dem Weg zu gehen. Wer sich von häufigem Telefonklingeln aus dem Workflow bringen lässt, kann das Telefon so programmieren, dass man nur zu bestimmten Sprechzeiten erreichbar ist und außerhalb dieser Zeiten ausschließlich wichtige Nummern durchgestellt werden. Wichtig ist allerdings, sowohl Kunden als auch Kollegen diese Zeiten mitzuteilen.



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